Was wann zu tun ist

Der häufigste Fall: eine abgegrenzte Veranstaltung mit Musik, live oder vom Tonträger.

1. Veranstaltungsrecht klären

   Anzeige oder Bewilligung nach dem Landesveranstaltungsgesetz, Sicherheitskonzept, Sperrstunde. Das läuft getrennt von den Abgaben und hat oft die längste Vorlaufzeit.

   je nach Land bis 6 Wochen vorher

2. Bei der AKM anmelden

   Über das AKM-Portal, mit Datum, Ort, Fassungsraum, Eintrittspreisen und Art der Musik. Die AKM kassiert für LSG und Literar-Mechana mit – eine Anmeldung genügt.

   mindestens 3 Tage vorherkurzfristig: 24 Stunden, mit Hinweis

3. Abrechnungsart wählen

   Pauschal nach Fassungsraum und Eintrittspreis ist der Regelfall. Die Prozentabrechnung (10 % ohne, 14 % mit Publikumstanz) lohnt bei schwach besuchten Veranstaltungen mit hohem Fassungsraum, setzt aber eine belegbare Besucherzahl voraus – und muss ausdrücklich gewählt werden.

   Wahl bis 3 Tage vorher, sonst gilt pauschal
   Rechner: VG-Tarif – beide Varianten nebeneinander durchrechnen

4. Ausländische Mitwirkende prüfen

   Jede Gage an eine Person ohne Wohnsitz in Österreich löst die Abzugsteuer nach § 99 EStG aus – 20 % brutto, bei Nettovereinbarung 25 % des Auszahlungsbetrags. Spesen und Unterkunft zählen zur Bemessungsgrundlage. Der Zahler haftet, nicht der Künstler. Eine Ansässigkeitsbescheinigung (ZS-QU 1 oder 2) muss vor der Zahlung vorliegen.

   Rechner: VG-Abgaben AT → Abzugsteuer § 99

5. Gemeindeabgaben klären

   Vergnügungssteuer oder Lustbarkeitsabgabe ist Gemeindesache: in Wien abgeschafft, in Linz mindestens 10 %, in Graz und St. Pölten bis 25 %, in Klagenfurt 20 %. In NÖ, OÖ und Tirol hat das Land freigestellt – viele Gemeinden heben trotzdem ein.

   manche Gemeinden: Anmeldung 1 Woche vorher
   Übersicht: VG-Abgaben AT → Vergnügungssteuer

6. Nach der Veranstaltung: Programm melden

   Die Programm- oder Setlistmeldung entscheidet über die Verteilung. Bei Prozentabrechnung zusätzlich die Einnahmenabrechnung.

   Einnahmenabrechnung: 4 Wochen · Zahlung: 14 Tage nach Rechnung

Sobald Musik regelmäßig läuft und für Kundschaft oder betriebsfremde Personen hörbar ist, greift ein Dauertarif – unabhängig davon, ob jemand zuhört.

1. Nutzungsart bestimmen

   Vordergründige Musik (Club, Tanzcafé, Bar) wird nach Besuchern und Betriebsgruppe berechnet, Hintergrundmusik nach Frequenz oder Fläche, Betriebe ohne Kundenverkehr nach Dienstnehmerzahl. Die Abgrenzung entscheidet über den Betrag, nicht die Lautstärke.

   Rechner: VG-Dauer – sieben Tarifteile zur Auswahl

2. Betriebsgruppe erfragen

   Die AKM stuft nach Konzession, Lage, Ausstattung, Tag- oder Nachtbetrieb, Preisniveau und Art der Darbietung in A1 bis D2 ein. Der Unterschied ist erheblich: 0,1026 € gegen 1,1891 € je Besucher.

   Frage vorformuliert in: VG-Offen, Punkt 1

3. Rahmenvertrag prüfen

   Über die Fachgruppe der Wirtschaftskammer bestehen oft Rahmenverträge mit Ermäßigung. Nachfragen lohnt vor dem Abschluss eines Einzelvertrags.

4. Die übrigen laufenden Abgaben zusammenstellen

   Kommunalsteuer 3 % der Bruttolöhne, Kammerumlage 1 aus der Vorsteuer (ab 150.000 € Umsatz), Kammerumlage 2 aus der Lohnsumme (0,31 bis 0,40 % je Bundesland), Grundumlage der Fachgruppe, in den Tourismusländern der Pflichtbeitrag an den Verband.

   Rechner: VG-Abgaben AT → Betrieb, Lohnnebenkosten

5. Jährlich nachziehen

   AKM-Tarife werden zum 1. November indexiert, Kammerumlagen und Steuerwerte zum 1. Januar.

Zwei Gesellschaften, aber eine Rechnung: Die GEMA zieht den GVL-Anteil mit ein.

1. Den richtigen Tarif finden

   Steht die Musik im Mittelpunkt und ist das Publikum dafür da: U-K. Geselligkeit, Tanz, Verzehr: U-V mit Musikern, M-V mit Tonträgern. Straßen- oder Stadtfest im Freien ohne Eintritt: U-ST. Tanzlokal im Dauerbetrieb: U-T. Hintergrundmusik im Betrieb: M-U. Radio oder Fernsehen: R und FS.

   Rechner: VG-Tarif DE für Veranstaltungen, VG-Hintergrund DE für laufenden Betrieb

2. Über das GEMA-Portal anmelden

   Ohne Anmeldung rechnet die GEMA aus Höchsteintritt mal Höchstkapazität – also aus dem denkbar ungünstigsten Fall.

   vor der Veranstaltung

3. GVL-Anteil einkalkulieren

   20 % auf die GEMA-Vergütung bei Tonträgern, 26 % bei Hörfunk, Fernsehen, Großbildschirm und im Diskothekentarif, 10 % bei Pausenmusik zu Live-Musik. Achtung: In den GEMA-Branchenpaketen und den Tarifübersichten für Einzelhandel und Gastronomie ist der Anteil bereits enthalten – dann nicht zusätzlich rechnen.

4. Nachlässe geltend machen

   Gesamtvertragsnachlass über den Verband (20 %), Jahrespauschale (10 bis 14,5 %), Sondernachlässe für religiöse, kulturelle oder soziale Zwecke (15 %) und Benefiz (10 %) – letztere werden nicht kumuliert.

5. Angaben und Setlist einreichen

   Bei U-K alle Angaben binnen 21 Arbeitstagen, sonst entfallen Jahrespauschal- und Gesamtvertragsnachlass. Setlist binnen der Meldefrist bzw. sechs Wochen, sonst 10 % Zuschlag.

   U-K: 21 Arbeitstage · Setlist: 6 Wochen

Die SUISA vertritt alle fünf Schweizer Gesellschaften und rechnet Urheberrechte und verwandte Schutzrechte getrennt aus, aber gemeinsam ab. Gilt auch für Liechtenstein.

1. Tarif abgrenzen – hier liegt der häufigste Irrtum

   Publikum kommt für die Musik: GT K. Publikum kommt zum Tanzen oder Vergnügen, ausserhalb des Gastgewerbes: GT Hb. Dasselbe im Gastgewerbe: GT H. Musik läuft nebenbei im Betrieb: GT 3a. Der GT 3a ist subsidiär – sobald ein anderer Tarif greift, gilt dieser.

   Rechner: VG-Tarif CH für Anlässe, VG-Hintergrund CH für Betrieb und Gastgewerbe

2. Bewilligung einholen

   Ohne Bewilligung oder bei wiederholt fehlender Meldung kann die SUISA die Entschädigung verdoppeln; Neukunden werden einmalig verschont.

   vor der Nutzung

3. Berechnungsbasis prüfen

   Beim GT K sind es die Einnahmen – bei fehlenden oder nicht deckenden Einnahmen stattdessen die Kosten der Musikverwendung inklusive Gagen, Lokalmiete und Technik. Beim GT H ist es Eintritt plus Preis des billigsten alkoholischen Getränks, mal Personenzahl.

4. Angaben und Verzeichnisse einreichen

   Alle Abrechnungsangaben binnen 10 Tagen. Musikverzeichnisse: GT K binnen 10 Tagen, GT Hb und GT H binnen 30 Tagen. Säumnis kostet CHF 100 bzw. 40, im Wiederholungsfall doppelt. Nur mit Verzeichnis wird der Satz auf den Anteil geschützter Musik reduziert.

   Angaben: 10 Tage · Verzeichnis: 10 bzw. 30 Tage

Reihenfolge zählt: Ohne Werkanmeldung fließt nichts, auch wenn gespielt wird.

1. Rolle klären

   Komponist und Textdichter sind Urheber (AKM), Interpret und Tonträgerhersteller haben Leistungsschutzrechte (LSG). Wer beides ist, meldet sich bei beiden an.

   Übersicht: VG-Index → Rollen-Assistent

2. Wahrnehmungsvertrag abschließen

   In Österreich mit der AKM; austro mechana für die mechanischen Rechte wird als Tochter mitgeführt. Dabei wird die IPI-Nummer vergeben.

3. Werke anmelden und Splits klären

   Jedes Werk einzeln, mit Rolle und Anteil je Beteiligtem – die Summe muss exakt 100 % ergeben. Splits schriftlich festhalten, bevor die erste Aufnahme veröffentlicht wird; nachträgliche Änderungen sind mühsam.

   Werkzeug: VG-Register – Splits, ISWC-Prüfung, Prüfliste, CSV-Export

4. Aufnahmen registrieren

   Bei der LSG als Interpret und als Tonträgerhersteller. Jede veröffentlichte Fassung – Original, Edit, Remix – braucht einen eigenen ISRC.

5. Ausland bedenken

   Gegenseitigkeitsverträge decken das meiste ab: Wird ein Werk in Deutschland gesendet, kassiert die GEMA und leitet an die AKM weiter. Lücken schließen Verlagsadministratoren wie Songtrust oder Kobalt gegen 10 bis 20 % Provision – als Ergänzung, nie als Ersatz für die Heimatgesellschaft, und ohne Doppelmeldung.

   Zuständigkeiten in 32 Ländern: VG-Index

6. Sozialversicherung prüfen

   Ab 6.613,20 € Jahreseinkünften greift die SVS-Pflichtversicherung. Der KSVF-Zuschuss von bis zu 1.896 € im Jahr ist an Unter- und Obergrenze gebunden, wird direkt an die SVS gezahlt und kann für vier Jahre rückwirkend beantragt werden.

   Ampel: VG-Abgaben AT → Künstler

Hier kommen zwei verschiedene Tourismusabgaben zusammen, die oft verwechselt werden.

1. Ortstaxe: der Gast zahlt

   Je Person und Nacht, vom Betrieb einzuheben, auf der Rechnung gesondert auszuweisen und meist monatlich an die Gemeinde abzuführen. Wien rechnet prozentual (5 % ab 1.7.2026), die übrigen Länder mit Fixbeträgen zwischen 2,40 und 4,50 €.

   Rechner: VG-Abgaben AT → Ortstaxe, beide Systeme

2. Tourismusverbandsbeitrag: der Betrieb zahlt

   Ein davon unabhängiger Pflichtbeitrag nach Umsatz, Beitragsgruppe und Ortsklasse. Nicht mit der Ortstaxe verrechnen.

3. Befreiungen prüfen

   Kinder und Jugendliche bis zum vollendeten 15. Lebensjahr in mehreren Ländern; in NÖ zusätzlich Lehrlinge, Asylwerber und Aufenthalte über zwei Monate ab dem dritten Monat; in Tirol Erwerbstätige bei ununterbrochenem Aufenthalt über zehn Nächte. Die Regelungen unterscheiden sich je Land deutlich.

4. Musik im Haus nicht vergessen

   Frühstücksraum, Lobby, Wellnessbereich und Zimmer sind eigene Nutzungen mit eigenen Tarifteilen.

5. Stichtage im Kalender vormerken

   Mehrere Erhöhungen stehen an: Salzburger Obergrenzen und Salzkammergut zum 1.10.2026, Kärnten zum 1.11.2026, Steiermark zum 1.12.2026, Wien zum 1.7.2027.

• Erst spielen, dann anmelden. Verdoppelt die Vergütung in allen drei Ländern. Der mit Abstand teuerste Fehler und der am leichtesten vermeidbare.
• Eigene Playlist unterschätzt. Selbst kopierte Tonträger kosten in Österreich 31 % Aufschlag statt 23 %.
• GVL doppelt gerechnet. In GEMA-Branchenpaketen und den Tarifübersichten für Einzelhandel und Gastronomie ist der Anteil bereits enthalten.
• Beschallte statt zugängliche Fläche gemeldet. Bei U-ST und beim österreichischen Dauertarif zählt die Gesamtfläche, nicht der Bereich vor der Box.
• Setlist liegen gelassen. Kostet in Deutschland und der Schweiz einen Zuschlag – und wer selbst Urheber ist, verschenkt die eigene Ausschüttung.
• Prozentabrechnung zu spät gewählt. In Österreich muss die Wahl drei Tage vorher erklärt werden, sonst gilt der Pauschaltarif.
• Abzugsteuer vergessen. Der Zahler haftet, nicht der ausländische Künstler. Die Ansässigkeitsbescheinigung muss vor der Zahlung vorliegen.
• Spesen aus der Bemessung herausgerechnet. Reise, Unterkunft und Sachleistungen zählen bei § 99 mit.
• Streamingabo für den Betrieb genutzt. Private Abos decken die gewerbliche Wiedergabe in keinem der drei Länder ab.
• Gemeindeabgabe erst nach der Zusage geprüft. Vergnügungssteuersätze schwanken zwischen Nachbargemeinden erheblich – bei Tourneen ein echter Standortfaktor.
• Nachlass auf Mindestsätze erwartet. Rahmenvertragsermäßigungen greifen dort nicht.
• Tarifstand nicht nachgezogen. AKM zum 1. November, GEMA zum 1. Januar, SUISA nach Genehmigung – veraltete Werte fallen erst bei der Rechnung auf.